Sofia Niemikoski
Hellurei!
Olen Sofia Niemikoski, kolmannen vuoden materiaalitieteilijä ja seuraavaan hallitukseen tiedottaja-sihteeriksi hakeva. Jo opintojeni alusta alkaen olen ollut aktiivisesti yhdistyksen toiminnassa mukana. Tänä vuonna olen toiminut useammassa toimaripestissä: apu-IE:nä, abivastaavana, Lämmönsiirto XI -toimikunnan jäsenenä, toimittajana sekä somevastaavana. Yhdistyshommat kiinnostaa edelleen, joten olisi mahtavaa syventyä yhdistyksen toimintaan vielä enemmän ja antaa oma panokseni tiedottaja-sihteerin virassa.
Mielestäni tiedotus jäsenistölle on tällä hetkellä hyvällä mallilla. Haluaisin ehdottomasti jatkaa tänä vuonna lanseerattuja Miniwiikkiksiä ja huolehtia että tieto tulee perille tarpeeksi ajoissa. Tykkään ideoida ja kehitellä uutta muiden kanssa, joten uskon että ryhmätyö tiedotustoimikunnan alla olevien toimarien kanssa sujuisi oikein mallikkaasti.
Mikäli herää kysyttävää laitelkaa täällä tai Telegramissa, josta löydympi nimellä @sofianiemikoski.
Mistä osa-alueista koostuu mielestäsi onnistunut ja tehokas tiedotus? Entä miten kiireellinen informaatio saadaan koko jäsenistön tietoisuuteen mahdollisimman nopeasti?
Onnistunut ja tehokas tiedotus koostuu ajantasaisesta ja selkeästä toiminnasta ja joka on ymmärrettävää jokaiselle jäsenelle eli tapahtuu suomeksi ja englanniksi. Tiedotuksen on hyvä tapahtua myös aiemmin kuin keskellä yötä, jotta se saavuttaa mahdollisimman monen. Pitkille infopläjäyksille TL;DR on tarpeen. Jo aiemmin mainitut Miniwiikkikset ovat myös mainio lisä tiedotukseen, sillä se kokoaa yhteen kuvaan kaikki viikon aikana tapahtuvat meiningit. Kiireellinen tieto saadaan eteenpäin Telegramissa tiedotuskanavien ja ryhmien välityksellä.
Löydätkö kehityskohteita liittyen yhdistyksen verkkosivuihin tai viikkotiedotteisiin?
Jos kyllä: mitä? Jos ei: miksi ei?
En löydä kummempia kehityskohteita tällä hetkellä. Mielestäni verkkosivut ovat selkeät ja niistä löytää tarvittavan tiedon helposti. Pitää vain varmistaa, että kaikki tiedot ovat siellä ajan tasalla ja siellä ei ole esim. rikkinäisiä linkkejä esillä. Viikkotiedotteet sisältävät paljon informaatiota, mutta mielestäni on hyvä kertoa laajasti kaikennäköisistä yhdistyksen tulevista tapahtumista, kursseista, excursioista, työmahdollisuuksista, eri kerhojen tapahtumista yms. Tässäkin tiedotuksen osa-alueella pitää pysyä ajan tasalla ja pyrkiä poistamaan mahdollisimman ripeästi ei ajankohtaiset tiedot pois.
Kuinka tärkeänä näet sosiaalisen median käytön osana yhdistyksen tiedotusta ja näkyvyyttä? Pitäisikö jonkun alustan käyttöä lisätä entisestään tai vähentää?
Sosiaalisen median käyttö on ehdottomasti tärkeää näkyvyyden kannalta. Pääsomena on toiminut Instagram ja mielestäni sitä on päivitelty ihan hyvin tänä vuonna. Aktiivisuutta tilille voitaisiin vielä lisätä ns. matalan kynnyksen päivittelyillä, eli esimerkiksi tehdä enemmän postauksia tapahtumista ja pitää stooreissa halukkaiden jäsenien my day-päiviä niin kouluarjesta kuin (kesä)työpäivistä. Somesta saataisiin vielä monipuolisempaa videoiden avulla. TikTok-tilistä on ehkä aiemmin ollut puhetta ja sen harkitsemiseen voisi palata edelleen, jos tulevilla somevastaavilla on halukkuutta sen perustamiseen ja ylläpitämiseen. Toinen vaihtoehto voisi olla myös Instagram Reelsien teko.
Tiedotustoimikunnassa on monia erilaisia toimihenkilöpestejä ja toimikunnan alta löytyy selkeitä omia yksiköitään. Miten varmistaisit tiedonkulun ja työnjaon toimikunnassasi ja onko sinulla mielessäsi jokin tiedotustoimikunnan osa-alue, jota haluaisit kehittää?
Vuoden alussa käytäisiin selkeä työnjako päätoimittajan sekä taiteellisen johtajan kanssa siitä, kuinka paljon he haluavat itsenäisesti suorittaa virkaa ja miten paljon tiedottaja-sihteeri osallistuisi. Lähtökohtaisesti antaisin heille mahdollisimman vapaat kädet johtaa yksiköitään, sillä piirustustaitoni ei ole kovin mainitsemisen arvoinen asia. Osallistuisin itse mahdollisuuksien mukaan kokouksiin sekä tietysti tekisin Telegram-ryhmät, jotta tiedetään missä mennään ja pystytään kommunikoimaan. ProTeesissa on tänä vuonna tehty hyvin yhteistyötä taiteilijoiden kanssa ja heidän upeita luomuksiaan olisi kiva hyödyntää myös Instagramissa.
Heipsun ja ihanaa että oot hakenut tiedottaja-sihteeriksi! tärkeä kysbä: jos tekisitte somevastaavien kanssa reelsin orientaatioviikon tunnelmista, mikä olisi valitsemasi taustabiisi?
Moikka ig-influencer, kiitos kysymyksestäsi! Vaikea valinta, pitäisi katsoa mikä biisi sopisi videon energiaan ja olisi trendaavana silloin. Tämän syksyn orientaatioviikon tunnelmista olisin laittanut Isac Elliotia (esim. Makso mitä makso) tai Robinia (esim. Boom kah), käviväthän molemmat meitä täällä Otaniemessä tänä syksynä viihdyttämässä. Jos halutaan pitäytyä jossain tutussa ja turvallisessa, niin laittaisin TikTakin Heilutaan.
Moi Sofia! Olen iloinen lukiessani hakemuksesi. Hienoa, että haet tiedottaja-sihteeriksi. Pari kysymystä tulisi tässä:
1. Miten mielestäsi hallituksen tiedotus koko yhdistykselle on toiminut? (Ennen kaikkea muu kuin tapahtumatiedotus, eli esim. kokoukset yhteenvetoineen ja aktiivisuusmahdollisuudet) Miten kehittäisit tätä?
2. Jos sinut tähän pestiin valitaan, on toimikunnassasi monta eri toimaria. Miten pysyt kärryillä siitä, mitä tapahtuu ja milloin ja kuinka pidät toimarisi ajantasalla asioista?
Heippa fani, kiitos kovasti kysymyksistäsi!
1. Seuraava hallituksen kokouksen ajankohta onkin mainittu aina viikkotiedotteessa ja yhdistyksen kalenterissa, joten mielestäni tiedon kokouksen ajankohdasta löytää helposti jos sitä etsii. Telegramin tiedotuskanavilla kokouksista yhteenvetoineen ei ole tainnut olla ollenkaan mitään mainintaa. Pöytäkirjat löytää myös nettisivujen kautta, paitsi nyt kun tarkistin niin viimeisin siellä on elokuussa pidetystä kokouksesta. Tällä hetkellä tiedotuskanavalle tulee jo niin paljon tietoa tapahtumista ja muista jutuista, joten jos sinne laitettaisiin viikottain pöytäkirjat ja hallituksen kokouksen ajankohdat kaikki muut ajankohtaiset tiedot hukkuisivat. Sitä voisi miettiä hallituksen kanssa olisiko tarvetta perustaa Telegramissa uusi tiedotuskanava pelkille hallinnollisille asioille, johon lisättäisiin hyväksytyt pöytäkirjat, ehkä joku yhteenveto niistä ja seuraavan kokouksen ajankohta.
2. Kuten mainitsit, tiedotustoimikuntaan kuuluu monta eri toimaria ja on tärkeää pysyä perillä miten hommat sujuu ja olla läsnä. Oman Telegramin laittaisin kuntoon kansioiden avulla, jotta kaikki keskustelut ja ryhmät pysyy paremmassa järjestyksessä ja sieltä löytäisikin jotain. Aikatauluttaisin itselleni noin joka viikottaisen slotin, jossa kävisin kaikki toimariryhmät läpi ja mitä ajankohtaista on tulossa mihin tarvitsisin heidän apua lähiaikoina. Uskon, että aikatauluttamisella ja ennakoinnilla pärjää pitkälle.
Hei Sofia, hienoa että haet tiedottaja-sihteeriksi!
Hypoteettinen tilanne: Kello on maanantaina 23.00, olet sitseillä ja olet nauttinut vahingossa muutaman väkijuoman liikaa ja muistat yhtäkkiä, että olet unohtanut lähettää viikkotiedotteen. Miten toimit?
Kumpi?
Google Docs vai Word
Prosessiteekkarien vai Prosessiteekkareiden
Kossu vai Jallu
Instagram vai TikTok
ProTeesi vai Helsingin Sanomat
Moikka ilmarifani112, kiitos kysymyksistäsi!
Jos näin huolimattomasti olisi päässyt käymään, lähtisin tämän tajuttuani heti kotiin, jonne onneksi kestää Smökistä noin 2 minuuttia. Koska olisin muuten nohevasti hoitanut hommani, viikkotiedote olisi valmiina tietokoneellani lähettämättömänä eli laittaisin sen heti eteenpäin. Pystyn skarpata, vaikka olisinkin nauttinut muutaman väkijuoman liikaa. Tiedostan virheeni, joten jälkipyykkinä huolehtisin ettei tämä tulisi toistumaan enää uudelleen.
Word, enemmän kokemusta
Prosessiteekkareiden, terveisin äikästä M
Kossu, minuuttikaljan jälkeen ei ole tuo toinen oikein maistunut…
TikTok, sieltä katson nykyään jopa sarjoja ja leffoja
ProTeesi, ei ole tilausta lukemaan Hesarin hyviä artikkeleja, onneksi ProTeesiin on